System / program – do prowadzenia archiwum firmy/instytucji. Służy do przechowywania w bazie, jako centralnym repozytorium, elektronicznych danych w formie plików w formacie:
- tekstowym, foto, audio, wideo,
- projektów CAD,
Wszystkie rodzaje dokumentów:
- faktury, zaliczki, paragony, rachunki, delegacje, kilometrówki,
- korespondencja wejściowa / wyjściowa (wewnętrzna / zewnętrzna)
- wnioski: urlopowe, premiowe
- umowy i aneksy, teczki osobowe, akta,
- pisma sądowe – wnioski, wezwania, inne
- zgłoszenia serwisowe i reklamacyjne,
- powykonawcze protokoły odbioru,
- zamówienia, kosztorysy, projekty,
- pliki zip/rar, wiadomości mail,
- filmy, zdjęcia, pliki audio,
- pliki projektowe CAD,
- inne.
Rodzaje działalności – wszystkie oparte na wykorzystaniu dokumentacji papierowej, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów takich jak: produkcja i usługi, przetargi, inwestycje, projekty, finanse, medycyna.
Podgląd plików w formie preview (podgląd po najechaniu na plik).
Udostępnienie plików/danych:
- wysyłane poprzez mail bezpośrednio przez klienta poczty (np. Outlook), w formie załączników, jako tiff/PDF,
- udostępnienie użytkownikom poprzez panel logowania na różnych poziomach uprawnień użytkowników,
- dedykowane aplikacje na smartfonach, Ipadach, tabletach.
JAK TO DZIAŁA?
Poprzez odzwierciedlenie bieżącej konfiguracji pracy – odwzorowanie istniejącego układu teczek, segregatorów, kartonów firmy/instytucji – w formie elektronicznej. System dopasowania istniejącego układu pozwala natychmiast orientować się w organizacji wersji elektronicznej archiwum. Optymalizacja pracy użytkowników odbywa się poprzez eliminację zbędnych działań, które rejestrowane są na każdym etapie pracy, co w niedługim czasie pozwala wskazać najbardziej wydajne procesy a kosztowne przekształcić lub wyeliminować.
Zastosowania:
- sekretariat,
- księgowość i kadry,
- archiwum zakładowe,
- do zarządzania zasobami archiwalnymi firmy, archiwizowania i udostępniania dokumentacji,
- do pracy zespołowej poprzez gromadzenie i udostępnianie materiałów i zasobów archiwalnych w formie elektronicznej.
Wpisy i rejestry.
Istnieje dowolna i nieograniczona liczba wpisów i rejestrów, w postaci archiwizowanych plików. Jedynym ograniczeniem jest wielkość przestrzeni dyskowej.
Jednostki archiwalne i inwentarzowe.
W zakres digitalizowanych dokumentów wchodzi niemal każda jednostka archiwalna jak:
- księga,
- teczka,
- poszyt – opasły zbiór zszytych akt oprawiony w kartonowej okładce,
- pojedynczy dokument lub ich wiązka,
- mapa lub rysunek – pojedynczy arkusz lub ich wiązka,
- nagranie z taśm, kaset magnetofonowych, magnetowidowych, płyt gramofonowych w formie zapisu cyfrowego: mp3, avi, wave, mov.
Do cyfryzacji używane są skanery dokumentów o różnych parametrach pracy i dopasowań, zależnie od potrzeb są to urządzenia płaskie lub stojące. W jednostkach archiwalnych można przechowywać wszelkiego rodzaju pliki, będące bezpośrednio materiałem archiwalnym lub obrazem przechowywanych dokumentów – uzyskanym w procesie skanowania. Program obsługuje skanery dostępne w systemie Windows (przez sterowniki WIA). Pliki przechowywane są w bazie (bazach) danych.
Użytkownicy określeni są w dwóch kategoriach:
czytający – uprawnienia są ograniczone wyłącznie do przeglądania zawartości archiwum wg zdefiniowanych obszarów, a więc które dokumenty i w jakim zakresie może przeglądać, zapisać na dysku komputera lub wydrukować. Liczba takich użytkowników da każdego archiwum jest nieograniczona a licencja darmowa (!)
piszący – każdy dokonujący zmian w archiwum poprzez dodawanie i edycję dokumentów, w zakresie zdefiniowanych uprawnień.
Uprawnienia użytkowników przypisywane są poprzez włączenie :
- funkcjonalności widocznych na paskach zadań możliwych do wykorzystania jak m.in.: skanowanie, indeksowanie, kopiowanie, przenoszenie, uczestniczenie w zadaniach (obiegach dokumentów i procesów) , zarządzanie dokumentem i.in.
- dostępu z listy – folderów, teczek, zadań, spraw,
- możliwości edycji dokumentów – pisanie, komentowanie, zmiana formatów, wypożyczanie i zwracanie do centralnego repozytorium,
- grupy użytkowników z określeniem cech masowych – to pozwala zarządzać segmentami uprawnień i osób przypisanych do danych zadań, projektów, sekcji, działów etc., a zmiana uprawnień członka grupy może zostać zmieniona przez wskazanie cech indywidualnych,
- cech indywidualnych – jak włączenie dostępu do dodatkowych obszarów pracy, odkryciem pól danych, podniesieniem zakresu edycji dokumentów krytycznych jak usuwanie, edycja, komentarze itp.
Tryby pracy w systemie podzielone są na:
- użytkownik – nie posiada prawa dokonywania zmian w uprawnienia dostępu,
- administrator – zakłada nowych użytkowników, ustala parametry dostępów opisanych wyżej, zakłada i zmienia rejestry, modyfikuje formularze i pola opisów, odpowiada za integracje z innymi aplikacjami, włącza /wyłącza funkcjonalności systemu.