Elektroniczny obieg faktur kosztowych jest przykładem zastosowania obiegu dokumentów poprzez zastąpienie wersji papierowej wersją elektroniczną faktury.
KORZYŚCI:
- redukcja czasu pracy związanej z rejestracją i opisem dokumentu,
- obniżenie kosztów pracy i zwiększenie wydajności pracowników,
- gwarancja zachowania terminów płatności, eliminacja kosztów odsetek karnych z tytułu opóźnień płatniczych,
- bezpieczeństwo dokumentów papierowych i zaszyfrowanych elektronicznych.
Tradycyjny obieg faktur wymaga czasu w procesie dostarczenia dokumentu z rąk do rąk, a więc zaopiniowania, akceptacji do płatności. Niestety zdarza się, że w tym łańcuchu dokumenty są gubione lub przypadkiem niszczone. Rozwiązaniem jest zabezpieczenie faktury na starcie, archiwizując już w sekretariacie i pozostawiając papierowy dokument wyłącznie do dyspozycji osób odpowiedzialnych za dekretację i płatność (księgowość). Dalsza praca odbywa się na elektronicznym obrazie tego dokumentu.
Proces rozpoczyna skanowanie i opis w elektronicznym formularzu, po czym następuje przesłanie do osób odpowiedzialnych za zaopiniowanie, akceptację, płatność i dekretację w systemie księgowym.
Uwaga!
Wdrożenie naszego systemu polega na odwzorowaniu dotychczasowego stylu i nawyków pracy firmy, poprzez odzwierciedlenie łańcuchów komunikacji, którymi zwyczajnie faktura krąży w firmie wraz z możliwością optymalizacji całego procesu.
Odbywa się to poprzez zastosowanie analogicznych opisów osób, działów, numerów teczek, segregatorów, przyjętych indeksów, oraz numerów szaf i pomieszczeń w których znajduje się dokument.
Inaczej jest w przypadku urzędów, występuje tu ściśle ustalona procedura określona Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej (…).
Rejestracja faktur kosztowych jako elementu korespondencji przychodzącej odbywa się za zwyczaj w sekretariacie lub kancelarii firmy/instytucji.
Dane z faktury jak:
- odbiorca, nadawca,
- data wystawienia/sprzedaży,
- termin płatności,
- wartość – kwota,
- opis – specyfikacja usługi/produktu,
są identyfikowane w systemie ERP a następnie poddawane weryfikacji. Jeśli system elektronicznego archiwum, w którym procesowany jest obieg faktur zostanie zintegrowany z systemem ERP firmy, faktury odnoszące się do wcześniej przypisanych zamówień mogą być przetwarzane w pełni automatycznie, aż po zaksięgowanie i zdeponowanie w elektronicznym archiwum.
Jeśli faktury nie są parowane z zamówieniami weryfikacja ich odbywa się ścieżką standardową poprzez skierowanie do właściwych osób odpowiedzialnych za weryfikację, opinię, decyzję o płatności.
Na każdym etapie obiegu dokument można podejrzeć, skomentować, podłączyć dodatkowy element. System jest wyposażony w wygodne funkcjonalności jak m.in.:
- żółte karteczki – możliwość przypinania kolorowych karteczek: żółte, czerwone, niebieskie,
- pieczątki – identyczne z używanymi w Państwa firmie (dostępne po zeskanowaniu wzorów), umożliwiające akceptację poprzez identyczne z dotychczasowym odznaczenie na dokumencie – „zgoda”, „zapłacono”, „pieczątka prezesa”, „pieczątka księgowej”, etc.,
- flamastry i „podkreślniki”,
- blackending – funkcja zakrywania zaznaczonych obszarów tekstu (dane osobowe, kwoty etc.) z wyłączeniem użytkowników posiadających właściwe uprawnienia.