Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest obecnie bardzo popularne, jednak ostatnio coraz częściej staje się niezbędne.
Korzyści
- Oszczędność druku i czasu przetwarzania dokumentów.
- Oszczędność czasu w organizacji pracy do 50% dnia pracy.
- Eliminacja problemu zaginionych dokumentów oraz karnych odsetek z tytułu nieopłaconych faktur, rachunków, przeterminowanych umów.
Na (DMS) Document Management System, czyli system do zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej, składają się głównie takie czynności jak:
- skanowanie / cyfryzacja / digitalizacja,
- archiwizacja elektroniczna,
- zarządzanie dokumentami,
- elektroniczny obieg dokumentów,
- systemy kontroli wydruku.
Cechy i zalety systemu
- Dokumenty, umowy, faktury, w jednym elektronicznym repozytorium.
- OCR – natychmiastowe wyszukiwanie w treści dokumentów.
- Przypomnienia o terminach umów.
- Udostępnianie dokumentów klientom i kontrahentom.
- Bezpieczeństwo danych.
- Automatyczne przetwarzanie danych.
- Zarządzanie dokumentami.
- Możliwość dowolnego definiowania struktur porządkowania dokumentów
- Szybkie kartkowanie dokumentów.
- Możliwość umieszczania notatek i pieczęci bezpośrednio na dokumentach graficznych.
- Wyświetlanie dokumentów dzięki systemowi logicznych kopii (Skróty) w różnych folderach.
- Łączenie powiązanych dokumentów przy pomocy linków.
- Kontrola dubletów w celu uniknięcia dublowania się dokumentów.
- Kolorystyczne oznaczenia różnych dokumentów i folderów.
- Dowolne definiowanie słów kluczowych dla dokumentów oraz folderów, takich jak segregatory czy teczki.
- Wypożyczenie (CheckOut) i Zwrot (CheckIn) w celu przejrzystego zarządzania różnymi wersjami dokumentu.
- Dynamiczne segregatory w zdefiniowanych przez użytkownik Widokach.
- Dowolne definiowanie własnych rejestrów standardowych.
- Kopiowanie email-i i załączników z Microsoft Outlook metodą Drag & Drop.
- Automatyczne zarządzanie historią wersji w przypadku zmian w dokumentach.
- Porównywanie różnych wersji tego samego dokumentu.
- Konwersja dokumentów do trwałych formatów TIFF i PDF/A.
- Automatyczne zakładanie folderów do archiwizowania.
- Tworzenie struktur na podstawie różnych rodzajów dokumentów.
- Zarządzanie zadaniami i terminami przypomnień.
- Odzyskiwanie usuniętych dokumentów.
- Przenoszenie różnorodnych dokumentów i folderów do obróbki w jedno miejsce (schowek).
- Wersjonowanie na informacjach słów kluczowych (metadanych).
Zapraszamy do zapoznania się z naszym systemem w formie DEMO, oraz przeprowadzenie testów funkcjonalnych.