Skanowanie – cyfryzacja

Proces skanowania:goch8

  1. Konfiguracja ustawień domyślnych w systemie względem dostępnych urządzeń: mono/kolor, wielkość DPI wpływa na OCR.
  2. Zamiana dokumentu papierowego na obraz elektroniczny. Skanowanie od jednej do kilkuset stron, jedno/dwustronnie w paczkach, z opcją automatycznego „zszywania” .
  3. Usunięcie w archiwum pustych stron.
  4. Usunięcie duplikatów (system ostrzega o podobnych wpisach).
  5. Indeksacja – opis dokumentu w polach formularzy za pomocą kopiuj/wklej, opcji gwarantującej bezbłędny wpis w dokumencie (szybki OCR dokumentów pozwala przenosić dane bez konieczności ręcznego uzupełniania).
    Możliwość ustawienia kodów kreskowych (nadruk/naklejka).
  6. Zarejestrowany dokument staje się dostępny dla innych użytkowników spełniających kryteria uprawnień. Natychmiast może zostać „wypożyczony” do edycji. W tym czasie inny użytkownik nie może go edytować, dopiero po zwróceniu do archiwum przez poprzednika. Dokument zapisywany jest w kolejnych nieusuwalnych wersjach, co gwarantuje podgląd na każdym etapie wersji.

X500Opisywanie/edycja dokumentu odbywa się poprzez:

  • elektroniczne żółte, czerwone, niebieskie, karteczki,
  • pieczątki wraz ze wzorem zeskanowanym wprost z oryginalnych pieczątek w firmie,
  • elektroniczne flamastry i pisaki, podkreślenia, „black-ending” (zakrywanie fragmentów tekstu jak dane osobowe, kwoty, etc.)

Wszystkie rodzaje dokumentów:

  • faktury, rachunki, delegacje,
  • umowy, teczki osobowe, akta,
  • zamówienia, kosztorysy, projekty
  • filmy, zdjęcia, pliki audio.
  • inne.

Usługa skanowania może być realizowana również poprzez naszą firmę, zawiera wówczas:

  • odbiór dokumentów,
  • przygotowanie dokumentów do skanowania, sortowanie, grupowanie – wyjęcie z koszulek, rozszycie, usunięcie zszywek i innych elementów metalowych,
  • skanowanie do pliku, PDF/Tiff/inne wraz z OCR, 300DPI, 8 bit odcienie szarości, duplex/dwustronne,
  • złożenie dokumentów – przywrócenie stanu pierwotnego bez elementów metalowych,
  • zdeponowanie w archiwum ELO,
  • ustalenie zdalnego dostępu,
  • zwrot dokumentów do klienta na koszt i na adres zamawiającego.