Obieg dokumentów

System/program umożliwia zdefiniowanie ścieżki obiegu dokumentu w firmie/instytucji. Możliwe jest odwzorowanie istniejących ścieżek procedur i ich akceptacji lub „zamodelowanie” nowych, służących konkretnym projektom lub zwykłym zadaniom.

System umożliwia kontrolę stanu realizacji zadań poprzez:

  • lokalizację dokumentu z podanie statusu pracy nad nim danego użytkownika,
  • podglądu procesu na każdym etapie ze wskazaniem czasu pracy użytkownika czy dostępności użytkownika,
  • możliwości delegowania zastępcy obiegu,
  • raportowanie efektywności procesu – zakończony / nie zakończony – z podaniem wyjaśnień.

Przykładowe obszary wykorzystywania w obiegu dokumentów:

  • faktury, zaliczki, paragony, rachunki, delegacje, kilometrówki,
  • korespondencja wejściowa / wyjściowa (wewnętrzna / zewnętrzna)
  • wnioski: urlopowe, premiowe
  • umowy i aneksy, teczki osobowe, akta
  • pisma sądowe – wnioski, wezwania, inne
  • zgłoszenia serwisowe i reklamacyjne
  • powykonawcze protokoły odbioru,
  • zamówienia, kosztorysy, projekty,
  • pliki zip/rar, wiadomości mail,
  • filmy, zdjęcia, pliki audio,
  • pliki projektowe CAD,
  • intranet pracowniczy w firmie,
  • inne.

Case study – obieg faktur kosztowych.