Elektroniczne archiwum ELO

System / program – do prowadzenia archiwum firmy/instytucji.  Służy do przechowywania w bazie, jako centralnym repozytorium, elektronicznych danych w formie plików  w formacie:

  • tekstowym, foto, audio, wideo,
  • projektów CAD,

Wszystkie rodzaje dokumentów:goch5

  • faktury, zaliczki, paragony, rachunki, delegacje, kilometrówki,
  • korespondencja wejściowa / wyjściowa (wewnętrzna / zewnętrzna)
  • wnioski: urlopowe, premiowe
  • umowy i aneksy, teczki osobowe, akta,
  • pisma sądowe – wnioski, wezwania, inne
  • zgłoszenia serwisowe i reklamacyjne,
  • powykonawcze protokoły odbioru,
  • zamówienia, kosztorysy, projekty,
  • pliki zip/rar, wiadomości mail,
  • filmy, zdjęcia, pliki audio,
  • pliki projektowe CAD,
  • inne.

Rodzaje działalności – wszystkie oparte na wykorzystaniu dokumentacji papierowej, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów takich jak: produkcja i usługi, przetargi, inwestycje, projekty, finanse, medycyna.

Podgląd plików w formie preview (podgląd po najechaniu na plik).

Udostępnienie plików/danych:

  • wysyłane poprzez mail bezpośrednio przez klienta poczty (np. Outlook), w formie załączników, jako tiff/PDF,
  • udostępnienie użytkownikom poprzez panel logowania na różnych poziomach uprawnień użytkowników,
  • dedykowane aplikacje na smartfonach, Ipadach, tabletach.

JAK TO DZIAŁA?

Poprzez odzwierciedlenie bieżącej konfiguracji pracy – odwzorowanie istniejącego układu teczek, segregatorów, kartonów firmy/instytucji – w formie elektronicznej. System dopasowania istniejącego układu pozwala natychmiast orientować się w organizacji wersji elektronicznej archiwum. Optymalizacja pracy użytkowników odbywa się poprzez eliminację zbędnych działań, które rejestrowane są na każdym etapie pracy, co w niedługim czasie pozwala wskazać najbardziej wydajne procesy a kosztowne przekształcić  lub wyeliminować.

Zastosowania:

  • sekretariat,
  • księgowość i kadry,
  • archiwum zakładowe,
  • do zarządzania zasobami archiwalnymi firmy, archiwizowania i udostępniania dokumentacji,
  • do pracy zespołowej poprzez gromadzenie i udostępnianie materiałów i zasobów archiwalnych w formie elektronicznej.

Wpisy i rejestry.
Istnieje dowolna i nieograniczona liczba wpisów i rejestrów, w postaci archiwizowanych plików. Jedynym ograniczeniem jest wielkość przestrzeni dyskowej.

Jednostki archiwalne i inwentarzowe.
W zakres digitalizowanych dokumentów wchodzi niemal każda jednostka archiwalna  jak:

  • księga,
  • teczka,
  • poszyt – opasły zbiór zszytych akt oprawiony w kartonowej okładce,
  • pojedynczy dokument  lub ich wiązka,
  • mapa lub rysunek – pojedynczy arkusz lub ich wiązka,
  • nagranie z taśm, kaset magnetofonowych, magnetowidowych, płyt gramofonowych w formie zapisu cyfrowego: mp3, avi, wave, mov.

Do cyfryzacji używane są skanery dokumentów o różnych parametrach pracy i dopasowań, zależnie od potrzeb są to urządzenia płaskie lub stojące. W jednostkach archiwalnych można przechowywać wszelkiego rodzaju pliki, będące bezpośrednio materiałem archiwalnym lub obrazem przechowywanych dokumentów – uzyskanym w procesie skanowania. Program obsługuje skanery dostępne w systemie Windows (przez sterowniki WIA). Pliki przechowywane są w bazie (bazach) danych.

Użytkownicy określeni są w dwóch kategoriach:
czytający – uprawnienia są ograniczone wyłącznie do przeglądania zawartości archiwum wg zdefiniowanych obszarów, a więc które dokumenty i w jakim zakresie może przeglądać, zapisać na dysku komputera lub wydrukować. Liczba takich użytkowników da każdego archiwum jest nieograniczona a licencja darmowa (!)
piszący  – każdy dokonujący zmian w archiwum poprzez dodawanie i edycję dokumentów, w zakresie zdefiniowanych uprawnień.

Uprawnienia użytkowników przypisywane są poprzez włączenie :

  • funkcjonalności widocznych na paskach zadań możliwych do wykorzystania jak m.in.: skanowanie, indeksowanie, kopiowanie, przenoszenie, uczestniczenie w zadaniach (obiegach dokumentów i procesów) , zarządzanie dokumentem i.in.
  • dostępu z listy – folderów, teczek, zadań, spraw,
  • możliwości edycji dokumentów – pisanie, komentowanie, zmiana formatów, wypożyczanie i zwracanie do centralnego repozytorium,
  • grupy użytkowników z określeniem cech masowych – to pozwala zarządzać segmentami uprawnień i osób przypisanych do danych zadań, projektów, sekcji, działów etc., a zmiana uprawnień członka grupy może zostać zmieniona przez wskazanie cech indywidualnych,
  • cech indywidualnych – jak włączenie dostępu do dodatkowych obszarów pracy, odkryciem pól danych, podniesieniem zakresu edycji dokumentów krytycznych jak usuwanie, edycja, komentarze itp.

Tryby pracy w systemie podzielone są na:

  • użytkownik – nie posiada prawa dokonywania zmian w uprawnienia dostępu,
  • administrator – zakłada nowych użytkowników, ustala parametry dostępów opisanych wyżej, zakłada i zmienia rejestry, modyfikuje formularze i pola opisów, odpowiada za integracje z innymi aplikacjami, włącza /wyłącza funkcjonalności systemu.