e-Obieg faktur kosztowych

goch7Elektroniczny obieg faktur kosztowych jest przykładem zastosowania obiegu dokumentów poprzez zastąpienie wersji papierowej wersją elektroniczną faktury.

KORZYŚCI: 

  • redukcja czasu pracy związanej z rejestracją i opisem dokumentu,
  • obniżenie kosztów pracy i zwiększenie wydajności pracowników,
  • gwarancja zachowania terminów płatności, eliminacja kosztów odsetek karnych z tytułu opóźnień płatniczych,
  • bezpieczeństwo dokumentów papierowych i zaszyfrowanych elektronicznych.

Tradycyjny obieg faktur wymaga czasu w procesie dostarczenia dokumentu z rąk do rąk, a więc zaopiniowania, akceptacji do płatności. Niestety zdarza się, że w tym łańcuchu dokumenty są gubione lub przypadkiem niszczone. Rozwiązaniem jest zabezpieczenie faktury na starcie, archiwizując już w sekretariacie i pozostawiając papierowy dokument wyłącznie do dyspozycji osób odpowiedzialnych za dekretację i płatność (księgowość). Dalsza praca odbywa się na elektronicznym obrazie tego dokumentu.

Proces rozpoczyna skanowanie i opis w elektronicznym formularzu, po czym następuje przesłanie do osób odpowiedzialnych za zaopiniowanie, akceptację, płatność i dekretację w systemie księgowym.

Uwaga!goch8

Wdrożenie naszego systemu polega na odwzorowaniu dotychczasowego stylu i nawyków pracy firmy, poprzez odzwierciedlenie łańcuchów komunikacji, którymi zwyczajnie faktura krąży w firmie wraz z możliwością optymalizacji całego procesu.

Odbywa się to poprzez zastosowanie analogicznych opisów osób, działów, numerów teczek, segregatorów, przyjętych indeksów, oraz numerów szaf i pomieszczeń w których znajduje się dokument.

Inaczej jest w przypadku urzędów, występuje tu ściśle ustalona procedura określona Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej (…).

Rejestracja faktur kosztowych jako elementu korespondencji przychodzącej odbywa się za zwyczaj w sekretariacie lub kancelarii firmy/instytucji.

Dane z faktury jak:

  • odbiorca, nadawca,
  • data wystawienia/sprzedaży,
  • termin płatności,
  • wartość – kwota,
  • opis – specyfikacja usługi/produktu,

są identyfikowane w systemie ERP a następnie poddawane weryfikacji. Jeśli system elektronicznego archiwum, w którym procesowany jest obieg faktur zostanie zintegrowany z systemem ERP firmy, faktury odnoszące się do wcześniej przypisanych zamówień mogą być przetwarzane w pełni automatycznie, aż po zaksięgowanie i zdeponowanie w elektronicznym archiwum.

Jeśli faktury nie są parowane z zamówieniami weryfikacja ich odbywa się ścieżką standardową poprzez skierowanie do właściwych osób odpowiedzialnych za weryfikację, opinię, decyzję o płatności.

Na każdym etapie obiegu dokument można podejrzeć, skomentować, podłączyć dodatkowy element. System jest wyposażony w wygodne funkcjonalności jak m.in.:

  • żółte karteczki – możliwość przypinania kolorowych karteczek: żółte, czerwone, niebieskie,
  • pieczątki – identyczne z używanymi w Państwa firmie (dostępne po zeskanowaniu wzorów), umożliwiające akceptację poprzez identyczne z dotychczasowym odznaczenie na dokumencie – „zgoda”, „zapłacono”, „pieczątka prezesa”, „pieczątka księgowej”, etc.,
  • flamastry i „podkreślniki”,
  • blackending – funkcja zakrywania zaznaczonych obszarów tekstu (dane osobowe, kwoty etc.) z wyłączeniem użytkowników posiadających właściwe uprawnienia.