DMS – elektroniczne zarządzanie dokumentami

Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest obecnie bardzo popularne, jednak ostatnio coraz częściej staje się niezbędne.

Korzyści

  • Oszczędność druku i czasu przetwarzania dokumentów.
  • Oszczędność czasu w organizacji pracy do 50% dnia pracy.
  • Eliminacja problemu zaginionych dokumentów oraz karnych odsetek z tytułu nieopłaconych faktur, rachunków, przeterminowanych umów.

goch3Na (DMS) Document Management System, czyli system do zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej, składają się głównie takie czynności jak:

  • skanowanie / cyfryzacja / digitalizacja,
  • archiwizacja elektroniczna,
  • zarządzanie dokumentami,
  • elektroniczny obieg dokumentów,
  • systemy kontroli wydruku.

Cechy i zalety systemu

  • Dokumenty, umowy, faktury, w jednym elektronicznym repozytorium.
  • OCR – natychmiastowe wyszukiwanie w treści dokumentów.
  • Przypomnienia o terminach umów.
  • Udostępnianie dokumentów klientom i kontrahentom.
  • Bezpieczeństwo danych.
  • Automatyczne przetwarzanie danych.
  • Zarządzanie dokumentami.
  • Możliwość dowolnego definiowania struktur porządkowania dokumentów
  • Szybkie kartkowanie dokumentów.
  • Możliwość umieszczania notatek i pieczęci bezpośrednio na dokumentach graficznych.
  • Wyświetlanie dokumentów dzięki systemowi logicznych kopii (Skróty) w różnych folderach.
  • Łączenie powiązanych dokumentów przy pomocy linków.
  • Kontrola dubletów w celu uniknięcia dublowania się dokumentów.
  • Kolorystyczne oznaczenia różnych dokumentów i folderów.
  • Dowolne definiowanie słów kluczowych dla dokumentów oraz folderów, takich jak segregatory czy teczki.
  • Wypożyczenie (CheckOut) i Zwrot (CheckIn) w celu przejrzystego zarządzania różnymi wersjami dokumentu.
  • Dynamiczne segregatory w zdefiniowanych przez użytkownik Widokach.
  • Dowolne definiowanie własnych rejestrów standardowych.
  • Kopiowanie email-i i załączników z Microsoft Outlook metodą Drag & Drop.
  • Automatyczne zarządzanie historią wersji w przypadku zmian w dokumentach.
  • Porównywanie różnych wersji tego samego dokumentu.
  • Konwersja dokumentów do trwałych formatów TIFF i PDF/A.
  • Automatyczne zakładanie folderów do archiwizowania.
  • Tworzenie struktur na podstawie różnych rodzajów dokumentów.
  • Zarządzanie zadaniami i terminami przypomnień.
  • Odzyskiwanie usuniętych dokumentów.
  • Przenoszenie różnorodnych dokumentów i folderów do obróbki w jedno miejsce (schowek).
  • Wersjonowanie na informacjach słów kluczowych (metadanych).

Zapraszamy do zapoznania się z naszym systemem w formie DEMO, oraz przeprowadzenie testów funkcjonalnych.