Akta osobowe i płacowe

Akta osobowe i płacowe to przykład jednostki archiwalnej wymagającej zachowania szczególnej procedury archiwizacyjnej. Stanowią one podstawę do wystawiania świadectwa pracy, poświadczeń wynagrodzenia, niezbędnych pracownikom w celu ustalania wielkości wymiaru emerytury w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Stanowią klasę jako dokumentacja niearchiwalna (kat.”B”), dla której ustawodawca przewiduje czas przechowywania:

  • akta osobowe – 50 lat
  • akta płacowe (karty wynagrodzeń, listy płac) – 12 lat*

Po okresie przechowywania akta te podlegają niszczeniu (brakowaniu).

Nasz system posiada niezbędne i określone ustawą zabezpieczenia gwarantujące bezpieczeństwo danych jak i ograniczenia dostępności dla wybranych i potwierdzonych w systemie użytkowników.

Centralne elektroniczne repozytorium akt zawiera funkcjonalności pozwalające zdefiniować i zdeponować dokumenty jak m.in.:

  • rozliczenia,
  • świadectwa,
  • delegacje i rozliczenia kosztów podróży,
  • zaświadczenia o szkoleniach,
  • wnioski urlopowe,
  • pisma,
  • inne.

Całość rozmieszczona jest w elektronicznych teczkach, segregatorach, folderach i regałach z zachowaniem porządku wg zdefiniowanych klas i numeracji rzeczywistej.

Dodatkowo do każdego pracownika można przyporządkować rozmaite typy dokumentów (Word, TIF, PDF, JPG itp.) związane z jego historią pracy i pochodzące z innych działów na zasadzie linku do dokumentów i bez konieczności robienia kopii.

System gwarantuje przejrzystość i dostępność do dokumentów zarówno dla pracownika (tylko do teczek osobistych) jak i dla pracodawcy.

Dokumenty są wyszukiwane w łatwy i szybki sposób, z wykorzystaniem funkcjonalności OCR. Mogą stanowić załączniki w obiegach dokumentów delegowanych w innych sprawach.

(*okres ten obowiązywał do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej)